La répartition de la part des sommes distribuables aux actionnaires ou associés d’une société est soumise à plusieurs conditions encadrant le processus, de la décision de distribution à l’inscription de celle-ci dans les comptes de la société. La distribution de dividendes ne peut être décidée que par l’assemblée générale ou par l’associé unique, après avoir approuvé les comptes de l’exercice et constaté l’existence de sommes distribuables. Tout dividende réparti en violation de cette règle est un dividende fictif. Si seuls l’assemblée générale ou l’associé unique peuvent décider de distribuer des dividendes, ils peuvent aussi, après fixation du montant des dividendes, autoriser le dirigeant à le réduire si l’état de la trésorerie n’en permet pas le paiement, en fixant les conditions dans lesquelles le dirigeant (lié par ces conditions) peut procéder à la réduction.
Montants distribuables
La distribution de dividendes est limitée par le montant des capitaux propres : il ne faut pas qu’à la suite de la répartition de dividendes, les capitaux propres soient inférieurs au montant du capital augmenté des réserves que la loi ou les statuts ne permettent pas de distribuer (par exemple la réserve légale, les réserves réglementées). Le seuil limite des capitaux propres correspond à la moitié du capital social : en deçà de ce montant, une procédure spécifique doit être mise en œuvre et être publiée (dépôt au Registre du commerce et des sociétés et publication dans un journal d’annonces légales). En effet, si du fait des pertes, les capitaux propres deviennent inférieurs à la moitié du capital social, dans les quatre mois suivant l’approbation des comptes ayant fait apparaître cette perte, l’assemblée générale extraordinaire ou l’associé unique doivent être convoqués pour décider s’il y a lieu à dissolution anticipée de la société et la décision prise doit être publiée. Si la dissolution n’est pas prononcée, la société doit, au plus tard à la clôture du deuxième exercice suivant celui au cours duquel la constatation des pertes est intervenue, réduire son capital d’un montant au moins égal à celui des pertes qui n’ont pas pu être imputées sur les réserves, si dans ce délai les capitaux propres n’ont pas été reconstitués à concurrence d’une valeur au moins égale à la moitié du capital social.
Forme du versement
En général, les dividendes sont versés en numéraire mais un règlement en nature par la remise de biens est possible (par exemple par la remise de titres en portefeuille) si cela est prévu dans les statuts de la société ou, si ce n’est pas le cas, si l’assemblée générale donne à chaque actionnaire ou associé le choix entre le paiement en numéraire et le règlement en nature. Dans le second cas, le choix laissé par l’assemblée générale doit respecter le principe d’égalité entre les actionnaires ; ainsi, chaque actionnaire ou associé doit recevoir un nombre entier des biens mis en distribution et ces biens doivent être de même nature (par exemple des actions d’une même société)
Délai de mise en paiement
Les dividendes doivent être distribués au plus tard dans les neuf mois qui suivent la clôture de l’exercice. Si la société verse les dividendes hors délai, elle doit réparer le préjudice qu’elle cause aux actionnaires ou associés. Si le respect du délai n’est pas possible, la prorogation du délai peut toujours être demandée au président du Tribunal de commerce par les organes sociaux (conseil d’administration ou directoire de la SA, gérant ou président des autres formes de sociétés).
Modalités du paiement
L’assemblée générale détermine les modalités de mise en paiement des dividendes votés par elle. A défaut, ces modalités peuvent être fixées par le conseil d’administration ou le directoire de la SA ou par le gérant ou le président dans les autres formes de société. En principe, le dividende doit être payé en une seule fois. S’il est prévu de procéder à une distribution en plusieurs fois, une dérogation spéciale accordée par le ministre des Finances est nécessaire. Les dividendes doivent être payés par chèque lorsqu’ils dépassent 1000 € par certificat et par échéance, conformément au plafonnement par la loi du montant des paiements en espèces.
Comptabilisation de la distribution de dividendes
Sauf décision contraire, c’est la décision de l’assemblée générale ou de l’associé unique de distribuer des dividendes qui donne une existence juridique aux dividendes, qu’ils soient prélevés sur les bénéfices de l’exercice, sur le compte de report à nouveau ou sur les réserves. La distribution de dividendes doit donc être enregistrée en comptabilité à la date à laquelle elle est décidée, sans tenir compte de son règlement effectif. Quand les dividendes sont prélevés sur les réserves, le montant des capitaux propres est diminué à la date de la décision de distribution.
